how to make your own site
Palaverikäytännöt | Sisäinen viestintä

Istutko liikaa palavereissa? Sano ei kokouskutsulle

Hyvä palaveri on parhaimmillaan tehokas, inspiroiva ja sen hyöty kantaa pitkälle. Kaikki palaverit eivät kuitenkaan ole hyviä tai hyödyllisiä. Jos huomaat selailevasi sähköpostia suurimman osan palaveriajasta, olet todennäköisesti turhaan paikalla.

Lopussa palaverin järjestäjän kysymyslista. Lue lista heti >

Kuinka monessa työyhteisön sisäisessä palaverissa olit viime vuonna ja paljonko niihin kului työtunteja? 

Kuinka monesta sisäisestä kalenterikutsusta kieltäydyit kohteliaasti, koska tiesit, ettei sinun ole tarpeellista olla palaverissa mukana?

Monen tietotyöläisen arki on yhtä palaverista, tapaamisesta ja kokouksesta toiseen juoksemista tai kirjautumista. Mitä isompi organisaatio, sitä helpommin etenkin sisäiset palaverit paisuvat. Työkavereita kutsutaan mukaan joskus ihan varmuuden vuoksi. (Onhan heidän hyvä tietää, missä mennään.

Toisaalta oleellisia ihmisiä jää myös kutsumatta. Tästä saatetaan kärsiä jälkikäteen, kun valmistelussa ja päätöksenteossa unohdettiin tärkeitä näkökulmia.

Entä jos oman työajan käyttöä arvioitaisiin yhtä kriittisesti, kuin mitä muilta yrityksiltä ostettuja tuntitöitä? Sinun työaikasi on aina arvokasta.

Työmotivaation kannalta ei ole järkevää, että kokouspöydän reunat täytetään ihmisillä, jotka käyttävät tapaamisajan hajamielisesti sähköposteja selaillen. Miksi siis istua virtuaalisesti tai livenä mukana palaverissa, joka ei anna sinulle lisäarvoa, ja jossa sinulla ei ole annettavaa muille? 

Arvosta omaa ja muiden aikaa osallistumalla täydellä huomiolla ja energialla niihin palavereihin, joissa sinun kuuluukin olla. 

Jos taas toistuvasti olet palaverissa, johon sinulla ei ole annettavaa, pyydä seuraavalla kerralla siitä muistio – tai haasta työyhteisösi parantamaan palaverikäytäntöjä!

Jatka lukemista ja katso palaverin järjestäjän kysymyslista >

Palaverikäytännöt | Ohjeet järjestäjälle
Tehokkaat palaverikäytännöt | Ohjeet järjestäjälle
Hyvät palaverikäytännöt | Ohjeet järjestäjälle

Palaverikäytännöt kuntoon
– palaverin järjestäjän kysymyslista

  1. Kannattaako tämä palaveri järjestää? Riittäisikö asian käsittelyyn puhelu tai sähköposti? Jos palaverin järjestämiseen on perusteltu syy, arvioi huolella siihen tarvittava aika. Joskus 15 minuuttia tai puoli tuntia riittää mainiosti.
  2. Mikä on palaverin tärkein tavoite? Mitä palaverin päätteeksi olisi hyvä olla käsiteltynä, päätettynä tai selvitettynä? Onko tarkoituksena ideoida, reflektoida, suunnitella tulevaa vai tehdä päätöksiä? Kirjaa tavoite tai tavoitteet ylös ja lähetä ne myös osallistujille etukäteen.
  3. Keitä palaveriin tarvitaan paikalle? Kutsu mukaan vain ne ihmiset, joiden osallistuminen on tavoitteen toteutumisen kannalta tärkeää. Lisäksi voit lähettää palaverista muistion laajemmalle osallistujajoukolle. Kokouskutsun lähettäminen on perusteltua, jos ihminen on vastuussa tai päättää käsiteltävästä asiasta, hänellä on hyödyllistä tietoa asiasta tai asian toteuttaminen vaatii hänen työpanostaan.
  4. Mitä pitää tapahtua ennen palaveria? Onko tarpeen hankkia jotain oleellista tietoa ennen palaveria? Olisiko osallistujien syytä tutustua materiaaleihin ennen palaveria? Anna ihmisille riittävästi aikaa hankkia tarvittavat tiedot tai tutustua materiaaleihin. Kerro selkeästi, miten haluat heidän valmistautuvan tulevaan palaveriin.
  5. Millainen esityslista tukee palaverin tavoitetta? Palaverin alussa on hyvä käydä läpi suunniteltu esityslista ja kuinka kauan eri kohtien käsittelyyn on varattu aikaa. Kysy osallistujilta ennen aloittamista, onko esityslistan muokkaamiseen tarvetta.
  6. Mitä palaverin osallistujilta odotetaan? Älä oleta, vaan kerro odotuksesi selkeästi. Palaverin alussa on hyvä kertoa ihmisille, jos haluat heidän ideoivan, keskustelevan, kuuntelevan tai osallistuvan päätöksentekoon. Jos palaverista tarvitaan muistio, sopikaa heti alussa kenen vastuulla muistion kirjoitus ja eteenpäin toimittaminen on.
  7. Mitä voimme tehdä seuraavalla kerralla paremmin? Jokaisen palaverin lopussa on hyvä tehdä yhteenveto ja tarkistaa, saavutettiinko palaverin tavoite. Sen lisäksi voi käydä lyhyen arviointikeskustelun, jossa tuumataan yhdessä, oliko palaveri onnistunut ja mitä voitaisiin seuraavalla kerralla tehdä paremmin.

Kysymyslistan teossa on käytetty lähteenä artikkelia Guide to Making Every Meeting Matter (Harvard Business Review Press, 2011)

Onko sisäinen viestintä sinusta tärkeää?

Tilaa uutiskirje. Lähetämme vain hyödyllistä tietoa sisäisen viestinnän kehittämisestä.