free html templates
Palaverikäytännöt | Sisäinen viestintä

Miten onnistua monikulttuurisen työyhteisön sisäisessä viestinnässä?  

Millaisia vuorovaikutushaasteita suomalaisissa yrityksissä voi tulla eri kulttuureista tulevien työntekijöiden kanssa? Mitä voisimme oppia toisiltamme?

Richard Lewis Communications Oy:n toimitusjohtaja Michael Gates vetää koulutuksia kulttuurien välisestä vuorovaikutuksesta ympäri maailmaa, auttaen ihmisiä kohtaamaan toisensa yli kulttuurierojen. Ensimmäinen tehtävä on saada ihminen oivaltamaan oman kulttuurinsa hyvät, huonot ja erikoiset piirteet.

Lopussa Esihenkilön ohjeet monikulttuurisen työyhteisön sujuvaan vuorovaikutukseen >

- Hyvä yhteistyö ei synny itsestään monikulttuurisessa työyhteisössä, sen eteen on tehtävä töitä. Toimiva monikulttuurinen tiimi vaatii lisää aikaa ihmisten johtamiseen ja vaivannäköä luottamuksen rakentamiseen, Richard Lewis Communications Oy:n toimitusjohtaja Michael Gates toteaa.

Kansainvälinen Richard Lewis Communications tarjoaa yrityksille kieli-, viestintä- ja kulttuurivalmennuksia. Yli 30 vuotta Suomessa asunut Gates on yksi maailman johtavista monikulttuurisuuden kouluttajista, Suomen toimintojen toimitusjohtaja ja kansainvälisen Richard Lewis Communicationsin varapuheenjohtaja, sekä lisäksi hän toimii myös apulaisprofessorina (Associate Fellow) Oxfordin yliopiston sisällä toimivassa Said Business School -kauppakorkeakoulun tutkimuskeskuksessa.

Viime vuosien aikana Gates on kiertänyt mm. Intiassa, Yhdysvalloissa, Lähi-Idässä ja Aasiassa kertomassa ja oivalluttamassa kansainvälisten yritysten henkilökuntaa, miten he voisivat huomioida työelämässä paremmin muista kulttuureista tulevia ihmisiä.

Gatesin mukaan kaikissa maissa monikulttuurisuuskoulutus lähtee itsetuntemuksesta. Ensimmäisenä havainnoiva katse käännetään omaan kulttuuriin ja sen tuttuihin tapoihin. 

Tyypillinen suomalainen työkulttuuri voi tuntua monelle eri kulttuurista tulevalle ihmiselle vieraalta ja aiheuttaa ristiriitoja sekä väärinymmärryksiä. Tästä syystä suomalaisia työntekijöitä kouluttaessaan Gates auttaa ensimmäisenä oivaltamaan, miten muista kulttuureista tulevat ihmiset saattavat nähdä suomalaiset ja suomalaisen työkulttuurin.

- Esimerkiksi brittien, amerikkalaisten ja latinalaisamerikkalaisten on vaikeaa kohdata suomalaisten hiljaisuus, vähäinen kommunikointi ja suorat kyllä tai ei -vastaukset. Suomalaiset sanovat mitä tarkoittavat, mutta monissa kulttuureissa hyvään vuorovaikutukseen tarvitaan paljon enemmän keskustelua ja perusteluita. Siksi neuvon usein suomalaisia puhumaan enemmän ja perustelemaan näkökulmiaan huolellisemmin, Gates ohjeistaa.

Perustelujen tärkeyttä korostaakseen Gates kertoo tarinan suomalaisesta kaivosalan yrityksestä. 

Kaivoksen australialainen toimitusjohtaja kysyi työntekijöiltään, mitä pakkasilla pahasti jäätyneelle kuljetusreitille pitäisi laittaa, jotta se saataisiin sulamaan. Suomalaiset vastasivat yhdellä sanalla ’suolaa’. 

Toimitusjohtaja ei saanut mitään perusteluja suolaukselle, joten hän käski kaatamaan reitille kiehuvaa vettä. Suomalaiset tekivät sen mukisematta, vaikka toimitusjohtajallekin selvisi nopeasti, ettei kuumasta vedestä ollut muuta kuin haittaa.

- Suomalaisten olisi hyvä muistaa, etteivät muista kulttuureista tulevat ihmiset välttämättä sisäistä tietoa, elleivät saa sen taustaksi mitään perusteluja, Gates toteaa.

Sillanrakennus eri kulttuurien välille alkaa Gatesin mukaan avoimesta keskustelusta, jossa ihmiset voivat kertoa omasta kulttuurista ja tavoistaan sekä puhua kulttuurieroista ilman tuomitsemista.

Monikulttuurinen viestintä
Monikulttuurinen viestintä
Monikulttuurinen viestintä

Sanoitko työkaverille tylysti suorat sanat vai menikö koodikieli yli ymmärryksen?

Suomalaisille tyypillinen suorapuheisuus voi tulla iskuna kasvoihin. Useissa kulttuureissa negatiivisia asioita on totuttu pehmentämään, jolloin ongelmista tai pettymyksistä puhutaan ennemminkin vihjaamalla.

- Pehmennetty puhe negatiivisista asioista voi tuntua suomalaisista koodikieleltä. Jos brittiläinen työkaveri kommentoi ehdotusta sanomalla ”That's an interesting idea" hän voi tarkoittaa "That's rubbish".

Samaan ongelmaan törmätään tosin myös monien muiden kulttuurien välillä.

- Muistan erään keskustelun saksalaisen yrityksen työntekijän kanssa, joka teki yhteistyötä intialaisen yrityksen kanssa. Saksalainen soitti intialaisen yrityksen edustajalle ja kysyi ”onko projekti valmis”, johon vastaus oli ”kyllä, mutta ei vielä”. Tämä oli saksalaiselle hyvin hämmentävää, mutta intialainen työntekijä tarkoitti, että tilanne on hyvä ja projekti valmistuu sovitussa aikataulussa. Projekti oli hänen mielestään yhtä kuin valmis, koska se on tulossa valmiiksi, Gates naurahtaa.

Kertoessaan muille kulttuureille suomalaisista Gates usein muistuttaa, ettei suorapuheisuutta kannata ottaa loukkauksena, vaan face value eli juuri sellaisena kuin mitä se sanasta sanaan tarkoittaa. 

- Suomalaisten rehellisyys on hieno asia, vaikka se voikin tulla ulos karulla tavalla – täällä saat kuulla hyvin suoraan, jos teet jotain väärin. Suomalaisilla on myös erikoinen tapa aliluvata ja ylisuorittaa. Jos jotain luvataan tehdä, se varmasti tehdään ja usein vielä sovittua nopeamminkin. Ihailen lisäksi suomalaista sisua ja periksiantamattomuutta, joka saa monet suomalaiset jatkamaan sinnikkäästi vaikeiden töiden parissa.

"Suomalainen yrittää usein päästä yhteisymmärrykseen, vaikka toinen ei yrittäisi samaa"

Entä jos suomalaisten rakastamat faktat eivät riitä päätöksentekoon?

Monikulttuurisuus voi tuoda työyhteisöön vuorovaikutushaasteita, mutta se tuo mukanaan myös merkittäviä etuja. Forbesin tutkimuksen mukaan monimuotoinen työyhteisö on paras tapa varmistaa uusien ideoiden ja innovaatioiden syntyminen sekä houkutella yritykseen huippuosaajia. 

Parhaimmillaan monikulttuurinen tiimi tuo yritykseen uudenlaista osaamista ja tuoreita näkökulmia. Yhden tai kahden vaihtoehdon sijaan pöydälle voidaan latoa useita mahdollisia ratkaisuja ja monimuotoisessa tiimissä on luontevaa kyseenalaistaa ”näinhän me ollaan aina tehty” -henkiset päätökset.

Yksimielisyyttä ei välttämättä synny, mutta Gatesin mukaan senkin tavoittelu on pohjoismaalaisille tyypillinen tapa.

- Suomalainen yrittää usein päästä yhteisymmärrykseen, vaikka toinen ei yrittäisi samaa ja haluaisi ennemminkin parhaiten argumentoidun väitteen voittavan. Silloin yksimielisyyden tavoittelu ei ole kannattavaa. Konfliktit voivat tehdä hyvääkin. Amerikkalaiset usein toteavat, etteivät he luota toiseen ennen kuin on päästy edes kerran riitelemään oikein kunnolla, koska vasta silloin oppii todella tuntemaan toisen luonteen!

Eri kulttuurien välillä kyseenalaistettavaksi voivat joutua myös perusteet, joiden pohjalta päätöksiä tehdään. Suomalaisessa työkulttuurissa ajatellaan usein, että hyvä päätöksenteko pohjautuu faktoihin.

On inhimillistä erehtyä kuvittelemaan, että kaikki tekisivät päätöksiä samasta lähtökohdasta.

- Suomalaiset keskittyvät valtavasti faktoihin ja faktoja pidetään työelämässä kaikista tärkeimpinä asioina. Esimerkiksi thaimaalaiset eivät jaksa kuunnella pelkkiä faktoja, koska monissa Aasian maissa luottamukselliset suhteet ovat ihmisten mielestä paljon kiinnostavampia ja tärkeämpiä. Silloin on esimerkiksi hyväksyttävää suojella kasvojen menetystä valkoisilla valheilla, kun taas suomalainen iskee kylmästi faktat pöytään välittämättä siitä, kenelle se tuottaa häpeää, Gates toteaa.

Ihmissuhteiden tärkeys työelämässä näkyy monissa maissa myös vastavuoroisuudessa, jonka huomiotta jättäminen on epäkohteliasta.

- Aasiassa odotetaan aina vastavuoroisuutta, jos sinulle tehdään palvelus. Suomalainen saattaa huikata vain nopean kiitoksen, eikä koe olevansa sen jälkeen mitään velkaa. Tämä saattaa myöhemmin hankaloittaa yhteistyötä.

"Nyt on tärkeää investoida aikaa viestintään, johtamiseen sekä luottamuksen rakentamiseen"

Osaatko kohdata työntekijät inhimillisesti etänä?

Monikulttuurisuuden huomioiminen ulottuu myös niihin valintoihin, millaisissa tilanteissa tai kanavissa erilaisista asioista viestitään yrityksen sisällä. Suomalaisten mielestä voi olla täysin hyväksyttävää saada suuria uutisia massasähköpostina, kun toisesta kulttuurista oleva odottaisi ehdottomasti saavansa saman tiedon kasvokkain.

- Monikulttuurisen työyhteisön viestinnässä voi kokeilla kahta vaihtoehtoista lähestymistapaa. Ensimmäinen vaihtoehto on pyrkiä mahdollisimman kulttuurineutraaliin kommunikointiin, joka ei pahoita kenenkään mieltä. Jos tämä ei tunnu hyvältä vaihtoehdolta, viestintää voi pyrkiä lokalisoimaan kulttuurin mukaan.

Koronapandemian myötä vaihtoehdot ovat tällä hetkellä vähissä. Kasvokkain kohtaaminen ei ole välttämättä mahdollista edes silloin, jos yrityksessä joudutaan kertomaan työntekijöille vaikeita uutisia esimerkiksi lomautuksista tai irtisanomisista.

Etäkohtaamisten ja huolta aiheuttavan tilanteen vuoksi Gates toivoo yritysten kiinnittävän entistä enemmän huomiota empaattiseen viestintään.

- Nyt on tärkeää investoida aikaa viestintään, johtamiseen sekä luottamuksen rakentamiseen, mikä on huomattavasti vaikeampaa, jos työyhteisössä tehdään enimmäkseen etätyötä. Anna ihmisille mahdollisuus kohdata toisensa ihmisinä, eikä vain töiden suorittajina. Pelkät mekaaniset ohjeet työtehtävistä eivät riitä.

Yhteisellä viestinnällä tulee Gatesin mukaan olla selkeä johtaja, joka varmistaa, että kaikki tulevat tasapuolisesti huomioiduksi.

- Kasvokkain kohdatessa on helpompaa huomata hienovaraisista eleistä ja ilmeistä, jos jollain on sanottavaa. Siksi etäkohtaamisissa on erityisen tärkeää huomioida hiljaiset ja varautuneet persoonat. Kysy, anna tilaa ja ota jokainen ihminen huomioon, ettei kukaan koe jäävänsä syrjään.

Pääosin etätyötä tekeville yrityksille Gates suosittelee myös sosiaalisia virtuaalisia kahvitunteja, jotka onkin otettu jo monessa työyhteisössä tavaksi.

- Välillä on hyvä puhua jostain muustakin kuin työasioista. Meidän yrityksessä pidetään kerran viikossa tunnin virtuaalitapaaminen Zoomissa, jossa jutellaan siitä mitä ihmisille kuuluu ja miltä heistä tuntuu. Olemme oppineet tuntemaan toisemme jopa paremmin kuin aikaisemmin, koska meillä tehdään niin itsenäistä työtä. 

"Kaikkien eri kulttuurien ihmiset kaipaavat nyt yhteisöllisyyden kokemusta"

Onko yrityksellä positiivinen innostava visio vai lannistava huoli epäonnistumisesta?

Koronapandemia on vaikuttanut raskaasti monen yrityksen toimintaan ja talouteen. Henkilöstöä on jouduttu lomauttamaan ja irtisanomaan. Yrityksissä on jouduttu tekemään nopeita muutoksia ja tulevaisuuden ennustaminen on vaikeaa. Kaiken tämän keskellä on tärkeää pitää nykyinen henkilökunta toimintakykyisenä ja motivoituneena, jotta yritys selviää tai jopa menestyy.

Motivointi on Gatesin mielestä monen suomalaisen yrityksen kompastuskivi. Tätä ei voi jättää huomioimatta, nyt kun ihmiset kaipaavat innostavia ja positiivisia visioita tavoiteltavaksi.

- Suomalaiset vaikuttavat ulospäin usein pessimistisiltä ja ei-innostuneilta, vaikka he itse mielellään ajattelevat olevansa vain realisteja. Moni eri kulttuurista oleva ihminen tarvitsee positiivisen vision siitä, millä tavalla yhteinen ponnistelu tekee elämästä hyvää. Suomalaisille johtajille on tyypillisempää miettiä pitkän tähtäimen tavoitteita sen kautta, mitä tapahtuu, jos niiden saavuttamisessa epäonnistutaan. Silloin monet muista kulttuureista tulevat ihmiset saattavat luovuttaa ennen kuin on edes aloitettu, koska työllä ei ole positiivista visiota.

Tällä hetkellä yrityksissä joudutaan miettimään monia toiminnan uhkakuvia, jotka voivat realisoitua nopeallakin aikataululla. Innostava ja positiivinen visio voi tuntua etäiseltä ajatukselta, mutta juuri siksi sitä tarvitaan. Yhteinen visio antaa voimaa kestää epävarmuutta, turvattomuutta ja muutoksia. Parhaimmillaan innostava visio tuo yrityksen ihmiset yhteen vaikeassakin tilanteessa.

- Kaikkien eri kulttuurien ihmiset kaipaavat nyt yhteisöllisyyden kokemusta, Gates toteaa lopuksi.


...

Kansainvälinen Richard Lewis Communications tarjoaa kieli-, viestintä- ja kulttuurivalmennuksia, jotka tukevat yritysten henkilöstön kehittymistä. Suomessa suurin osa Richard Lewis Communications Oy:n kielikoulutuksista järjestetään pääkaupunkiseudulla. Toimintaa on myös Turussa, Oulussa, Jyväskylässä ja Kuopiossa. Valmennukset räätälöidään yrityksen tarpeisiin sopiviksi ja ne voivat olla yksilövalmennuksia tai pienryhmävalmennuksia. Suomessa yritys on toiminut jo lähes 30 vuoden ajan ja globaalisti yli 60 vuotta.

Esihenkilön ohjeet monikulttuuriseen vuorovaikutukseen
Esihenkilön ohjeet monikulttuuriseen vuorovaikutukseen

Esihenkilön ohjeet monikulttuurisen työyhteisön sujuvaan vuorovaikutukseen

... 1   Monikulttuurisessa työyhteisössä esihenkilöltä tarvitaan tilanneherkkyyttä, avoimuutta ja hyviä vuorovaikutustaitoja. Kehitä osaamistasi säännöllisesti esimerkiksi hankkimalla koulutusta monikulttuurisen työyhteisön johtamiseen.

... 2   Edistä monikulttuurisuutta arvostavaa ja yhdenvertaista työilmapiiriä tuomalla ne rohkeasti esiin yrityksen toiminnan suunnittelussa ja strategiassa. Tehokkaasti toimiva monikulttuurinen työyhteisö edellyttää johdon, HR-henkilöstön ja lähiesimiesten suunnitelmallista yhteistyötä. 

... 3   Huomioi monikulttuurisuus perehdytysmateriaaleissa ja -käytännöissä. Varaa perehdyttämiseen riittävästi aikaa ja käy huolella läpi työntekijän vastuut, velvollisuudet ja oikeudet. Huomioi perehdytyksessä työtehtävien lisäksi myös yrityskulttuuri ja yhteiset pelisäännöt.

... 4   Kannusta eri kulttuuritaustaisten työntekijöiden välistä vuorovaikutusta ja edistä kulttuurien välistä ymmärrystä avoimella keskustelulla sekä monikulttuurisuusvalmiuksia lisäävillä koulutuksilla. Kulttuurien välisistä eroista voi keskustella rohkeasti, kun keskustelu on rakentavaa ja johtaa parempaan ihmisten väliseen vuorovaikutukseen.

... 5   Kohtele kaikkia työntekijöitä tasapuolisesti. Varmista, että kaikilla on työyhteisössä tasapuoliset mahdollisuudet osallistua yhteisiin tapahtumiin, koulutuksiin ja edetä uralla. Onnistumista auttavat yhdenvertaisuussuunnitelma sekä selkeät toimintaohjeet syrjimis- ja kiusaamistilanteisiin.

... 6   Huolehdi, että työpaikan sisäinen viestintä tavoittaa jokaisen ja on ymmärrettävää kaikille. Jos työyhteisössä käytetään useampaa kieltä, varmista sisäisen viestinnän ymmärrettävyys tarvittaessa eri kieliversioilla.


Lähde: Työterveyslaitos (TTL)

Onko sisäinen viestintä sinusta tärkeää?

Tilaa uutiskirje. Lähetämme vain hyödyllistä tietoa sisäisen viestinnän kehittämisestä.